Organisation - Abiball! [Tutorial]

Es wird Zeit, sich diesem gewaltigen Thema zu stellen!
Also gut, aufgepasst! Jeder der mal eines Tages ein Event auf die Beine stellen muss, sei es der Abiball des eigenen Jahrganges, die Abschlußfeier von XYZ oder vielleicht auch der Hochzeit.... Bei der Planung eines solchen Events mit mehreren Leuten muss man einiges Beachten!
Mein Beitrag hier auf Blogschrott konzentriert sich nun auf den Beispiel eines Abiballs. Jedoch kann man diese Hinweise gewiss auch auf andere Events ableiten.
Fangen wir an!

Ja... nun... Wo genau fängt man bei so einem Projekt eigentlich an?
Diese Frage stellen sich so einige. Einige haben gar keine Idee mit was man anfangen könnte. Musik? Location? Was für Essen soll es geben? Wie sollen die Einladungen oder die Abiballtickets aussehen?
Daher: STEP BY STEP. Schritt für Schritt.
Beginnen wir also von vorne:

1. Wie viele Gäste/Teilnehmer werden insgesamt erwartet?
Diese Frage muss als erstes beantwortet werden. Es ist klar, dass man nicht 100 % festlegen kann das 243 Leute kommen.
Doch man kann - und muss - eine "ca. Zahl" bekommen.
Beim Abiball also: Lasst jeden Abiturienten aufschreiben, wie viele Gäste sie ca. mitbringen werden. Zählt Eure Lehrer zusammen, die mit feiern werden.
All die Zahlen rechnet ihr dann zusammen. In meinem Jahrgang wäre dies: 230 bis 310 Leute.

2. Wann ist der Termin?
Beim Abiball brauchst du nur deine Lehrerin, ect, fragen. Meist ist der Abiball eine Woche VOR dem offiziellen letzten Schultag der "anderen Schüler".

3. Suche eine Location!
Suche nicht nur eine mögliche Location sondern mehrere!
Sucht im Internet nach möglichen Räumlichkeiten wo die maximale Gastanzahl rein passen würde. Ruft dort an, macht Termine aus und bringt folgendes in Erfahrung:
- Kostenvoranschlag
- Was für Möbel und Technik zur Verfügung steht
- Möglichkeit für Reinigungskräfte, ect. (Außer ihr wollt selbst Klarschiff machen)
- Cateringmöglichkeit? (Manche Firmen haben Partnergesellschaften, weshalb man dann mit der Wahl einer Location zeitgleich eine Cateringfirma aussucht.)

4. Eröffnen eines Abiball-Kontos
2 von Euch, die min. 18 jahre alt sind (können auch Eltern sein), gehen zu einer Bank ihrer Wahl und lassen sich ein Onlinekonto einrichten. Ich traf die Wahl auf die Sparkasse, da dessen Onlinekonto kostenlos für ein solches Event möglich ist.
Hinweis: Dieses Konto ist Separat und wird bei keinen Ämtern erfasst, da dies nicht Euer Privatkonto ist, sondern ein allgemeines Konto für eine Veranstaltung. Falls ihr also zb Bafoeg bekommt, oder sonstiges, wird dies nicht von diesem Onlinekonto beeinflusst.

5. Versicherung nicht vergessen!
Fragt bei euren Terminen nach Versicherungen. Manche Locations bieten eigene Versicherungen an, dass, falls etwas zu Schaden kommt während der Feier, eben alles abgesichert ist. Andere Location haben hingegen schon Versicherungen parat, die sie euch mitgeben können, wo ihr euch einfach nur melden braucht.
Eine Versicherung für ein Abiball z.B. kostet ca. 100 bis 150€.

6. Festlegen einer Location
Legt fest wo ihr feiern wollt. Bei einem Abiball kann man dies z.B. per Umfrage der Schüler erfragen.

7. Mietvertrag!
Lasst euch den Mietvertrag zukommen. Sorgt dass die Versicherung abgeschlossen wird, wie auch der Mietvertrag!

8. Musikauswahl.
Nachdem das Wichtigste: Miete und Versicherung, erledigt ist, kann die Entscheidung über die Musik gefallen werden. Band oder Dj? Sucht euch passende Angebote und stimmt auch hier für eure Wahl ab.

9. Absprache mit dem Catering
Und auch hier: Holt Euch die Angebote vom Catering ein. Falls ihr freie Wahl habt - holt Euch die Angebote von verschiedenen Cateringunternehmen an. Wählt das angenehmste Angebot.
Für ein Abiball empfehlt sich ein Buffet. Achtet bei der Auswahl, dass für jeden Geschmack etwas dabei ist. Es sollte also zb. nicht 80% aus Fisch bestehen.
Bestätigt Eure Auswahl beim Catering.

10. Die Abiballtickets!
Nachdem aaaaaaall das Erledigt ist, kommt man nun endlich zu den Abiballtickets.
Folgendes muss entschieden werden: 1. Sollen die Tickets selbstdesignt oder designt werden lassen von einer Firma?
2. Welchen Druckservice soll genutzt werden?
3. Wie sollen die Tickets aussehen?
Doch das Wichtigste ist eigentlich:
Wie teuer wird ein Abiballticket sein?
Realistisch gesehen muss man von Anfang an 50 bis 60€ pro Ticket einrechnen. Denn Allein das Catering kostet mal eben 25-30€ pro Person. Hinzu kommen alle anderen Kosten: Musik, Miete, Versicherung, ggf. Gebühren bei der Bank, Ticketdruck, ....
Rechnet den Preis einmal komplett aus:
Sämtliche Kosten werden addiert und durch die Mindestanzahl der Gäste geteilt.

Hinweis: Wieso der Mindestanzahl? Ganz einfach: Stellt euch vor, es kommen 200 bis 300 Gäste.
Nun rechnet ihr alle Kosten auf 300 auf, doch am ende kommen doch nur 200. Das fehlende Geld von den 100 Gästen die nun doch nicht kamen, muss der Veranstalter selbst aus eigener Tasche zahlen. Und dies, meine Lieben, können schnell ein paar Tausend Euros werden.
Also: Geht auf nummer sicher und rechnet durch die Mindestanzahl.

11. Ticketdruck + Verkauf
Gebt die Tickets in Druck und startet den Ticketverkauf. Fertigt dazu Informative kurze Schreiben an, die unter den Schülern und Lehrern verteilt werden kann. Schön formuliert, mit den Bankdaten des Abiballkontos und dem Hinweis bis wann (!) bezahlt werden soll.

Die Tickets können dann auch Verteilt werden, sobald die Zahlung eingegangen ist. Entweder ihr überreicht die Tickets dem jeweiligen Schüler, dessen Familie bezahlt hat, oder ihr hinterlegt sie zb bei einem Lehrer oder im Sekretariat, damit die Käufer es dort abholen können.

Tja und das wars auch schon im großen und ganzen.
ein kleinen Hinweis gebe ich dann doch noch:
Beginnt mit all dem direkt in den ersten 2 Schulwochen des Schuljahres!
Da alle Unternehmen viel zu tun haben, dauert es meist Wochen bis man ein Termin bekommt, bis der Vertrag endlich da ist, es dauert aber auch bis die Abschlussklassen die Umfragen geschafft haben - je mehr Klassen ihr seid, desto mehr Zeit muss man einplanen. (Bei mir sind es 3 Abschlussklassen und die Umfrage welche Location hatte über 1 Monat gedauert gehabt!)
Beginnt direkt. Wählt am besten aus jeder Klasse einige Vertreter die - NICHT ihr eigenes Interesse, sondern das Interesse der KLASSE vertritt.
Diese bilden das Abiballkomité.
Diese sorgen dafür, dass ihre eigene Klasse an allen Umfragen mit teilnehmen, dass die eigene Klasse auf dem laufendem gehalten wird und so weiter.

Ideen für den möglichen Gewinn
Zurück zur KOstenrechnung: Ihr habt nun z.B. für 200 die Abiballtickets errechent und am ende kommen doch gar 250.
D.H. ihr bekommt eine kleine Gewinnspanne, was die 50 Zusätzlichen mit sich bringen.
Ihr könnt damit selbst bestimmen was ihr macht.
z.B.: Abschlussgeschenke für die Klassenlehrer kaufen,
Geld in die Dekoration der Location stecken,
Kauf von Abschlusst-shirts und Pullis.
Gerechte Ausszahlung innerhalb der Klassen, damit diese selbst Klassenweise entscheiden, was sie damit machen wollen.

Ich hoffe dieser Beitrag kann ein paar Leute in Zukunft helfen.